第 2 章 工作室（章末附 Tutorial 範例）
這一章對您有什麼用？
工作室是「先把東西準備好」的地方：表單、訊息範本、自動化流程、資料來源、AI 人設與 CUI 應用套件，都在這裡完成。前線同事日常操作則多在第 1 章「應用」區執行已發布的流程。
本章順序與左側選單「工作室」展開後由上而下完全一致：表單管理 → 訊息模版 → 工作流程設計 → 數據集管理 → AI 員工檔案 → CUI 應用套件。
應用例子：
- 貿易商把每週價格試算表接進數據集管理，報價流程自動帶出最新單價。
- 人資在表單管理做好「離職交接表」，再由工作流程設計傳 給當事人填寫。
- 行銷在訊息模版維護官方核准的開場白，客服流程才能合法主動聯絡新客戶。
2.1 表單管理
設計給外部或內部填寫的表單（欄位、版面、是否必填）。流程裡可用「發送 e-Form」步驟把表單連結傳給對方；對方送交後，主管在「應用 → 運行中的表單」核准。
一般網頁表單（HTML）的設計器附有 AI 助手，可依您的描述協助生成或調整欄位與版面；實際按鈕位置與操作步驟以產品畫面為準。
兩種表單類型（怎麼選？）
| 類型 | 適合情境 |
|---|---|
| 一般網頁表單（HTML） | 需要較自由版面，或只要透過連結在瀏覽器填寫（報價需求、活動報名等）。 |
| WhatsApp 內表單（Meta Flows） | 希望客戶在 WhatsApp 對話裡直接點開填寫；需經官方審核通過後較能搭 配範本訊息。 |
- 點「新增」，依需求選擇表單類型。
- 用畫面上的設計工具拉欄位、設必填與說明文字，完成後儲存。
- 將表單設為啟用後，工作流程的「發送 e-Form」步驟才選得到這份表單。
表單類型在建立時就固定，無法直接互轉；若兩種都需要，請各建一份。
2.2 訊息模版
集中管理 WhatsApp 可用的訊息範本（含向 Meta 申請的官方範本）。流程裡若要「主動傳範本訊息」給客戶，必須先有在這裡看得到、且狀態可用的範本。
重要：與
WhatsApp 官方連線所需的帳號資料，是在「管理工具 → 公司/用戶管理」裡編輯公司時設定；與「API
管理」頁面不同，請勿混淆。
- 在「工作流程設計」開啟流程，新增「發送 Message」或「發送模板」類型的步驟。
- 選擇範本後，依畫面把流程中的資料對應到範本裡會變動的欄位（例如客戶姓名、訂單編號）。
- 儲存流程；實際發送時系統會帶入這些內容。
2.3 工作流程設計
用圖像化方式把「誰在什麼時候收到什麼、要等回覆還是自動下一步」串成一套自動化劇本。完成後 須啟用，手動類流程才會出現在「應用 → 已發布應用」。
工作流程設計內含 AI 助手，可依需求協助生成或調整節點與連線；實際入口與步驟以畫面為準。
設計畫面怎麼看
- 左側：可拖進畫布的節點清單（依分類分組）。
- 中間：流程圖；節點之間用線連接，表示先後順序。
- 右側：點選某節點後出現的設定欄位。
- 流程變數：工具列上可開啟，用來存放「這一筆流程專用」的暫存資料（例如客戶剛回覆的一 句話），後續步驟才能使用；實際欄位名稱以畫面為準。
流程列表常用動作
- 新增：開一條新流程並進入設計畫面。
- 編輯（設計）：修改步驟與連線。
- 手動啟動：測試時立即跑一筆。
- 啟用／停用：停用後同事無法從已發布應用啟動，自動觸發也會停止。
- 複製／刪除：複製可保留架構再改新名稱。
在「開始節點」要選擇：由同事手動從已發布應用啟動，或由系統在客戶傳訊息等事件發生時自動開始。一條 流程只需一個開始節點。
進階用法（以設計器實際選項為準）：開始節點亦可設為依排程或數據集條件建 立新執行個體，或當收件匣收到符合條件的電子郵件時自動開始；郵件條件通常支援寄件者、主旨、內 文關鍵字的包含與排除，以及是否含附件、副檔名等，與「等待 Email 回覆」節點的篩選概念相近。
設計器上的節點說明（名稱以繁體中文介面為準）
以下逐一說明左側可加入的節點用途與常見應用情境（實際顯 示名稱可能因版本略有差異，請以畫面為準）。
（一）流程怎麼開始與結束
| 節點名稱 | 做什麼 | 應用例子 |
|---|---|---|
| 開始節點 | 整條流程的入口；設定這條流程是「同事手動開始」還是「客戶傳訊息／系統事件時自動開始」。 | 活動報名只在活動頁按鈕後才跑 → 手動；客服自動問好 → 自動開始。 |
| 結束節點 | 流程到此步驟即告完成；可依不同結果拉多個結束（例如「成功結束」「客戶拒絕結束」）。 | 報價流程客戶說不要了 → 連到一個結束；成交 → 連到另一個結束。 |
（二）傳訊與購物互動
| 節點名稱 | 做什麼 | 應用例子 |
|---|---|---|
| 發送 Message 節點 | 傳送一般 WhatsApp 文字或媒體內容；也可在節點內選用範本模式（依畫面選項）。 | 傳一張活動海報加一句說明；或帶入客戶名稱的個人化問候。 |
| 發送模板節點 | 專門發送已向官方申請核准的範本訊息，適合主動聯絡客戶的起頭句。 | 出貨後自動傳「您的訂單已出貨」範本，帶入追蹤編號。 |
| 機構訂購購物車 | 在對話中帶客戶走「看類別 → 選商品 → 調數量 → 購物車 → 送出」這類訂購流程（與 WhatsApp Flows 搭配）。 | 學校營養午餐、B2B 批次叫貨，讓客戶在聊天裡完成選品與下單。 |
| WhatsApp 購物車 | 較舊式的多商品購物車訊息；左側清單預設可能不顯示，僅部分既有流程仍會用到。 | 若顧問為您沿用舊流程，才可能看到此節點；新設計多半改用機構訂購購物車。 |
| AI 聊天購物車 | 以 AI 員工角色與客戶展開自然對話：客戶用文字或圖片說出想要的商品，AI 自動比對商品目錄、彙整購物車，最後讓客戶按鈕確認，系統即自動建立銷售訂單。與「機構訂購購物車」相比，體驗更像真人客服，不需要客戶一步一步點選按鈕。 | 餐廳讓客戶在 WhatsApp 直接說「我要兩份牛腩飯一份魚蛋粉」，AI 自動整理並讓客戶確認；或 B2B 客戶傳張採購清單圖片，AI 自動辨識建單。 |
| AI 聊天機器人 | 以 AI 員工角色與客戶進行開放式多輪對話，可結合知識庫（數據集或工作室文件）回答問題。與「AI 聊天購物車」不同，此節點不建立訂單，純粹用於問答、諮詢或資訊引導。設定「結束對話關鍵字」後，客戶說出相近語句，流程才會繼續往下走。 | 客戶服務問答機器人（產品規格、退換貨政策）；入職前自動回答新員工常見疑問；活動報名前提供詳情說明。 |
（三）等待客戶或外部回應
| 節點名稱 | 做什麼 | 應用例子 |
|---|---|---|
| 等待回覆節點 | 流程暫停，直到客戶在 WhatsApp 裡回一句話；可設定提示文字、誰能回、是否要檢查格式或交給 AI 判讀。若畫面提供知識庫／數據集／ 工作室文件選項，可把公司內部參考資料一併交給 AI 協助驗證或引導回覆（與「請求地理位置」等節點上類似選項概念相同）。 | 問「要 A 方案還是 B 方案？」依回覆再走不同分支。 |
| 等待 QR Code 掃描 | 請客戶上傳含 QR Code 的圖片，系統解讀後把內容存進流程，再往下走。 | 活動簽到、兌換券驗證、掃描現場立牌上的條碼。 |
| 請求地理位置 | 可先發一則範本訊息，再請客戶分享定位；適合外送、到府服務確認客戶在哪一帶。 | 救護車食材配送前確認送餐點；活動集合確認大致位置。 |
| 等待 Email 回覆節點 | 流程改為等一封符合條件的電子郵件（寄件者、主旨、內文關鍵字等），收到後再繼 續。 | 供應商從信箱回覆「確認出貨」後，內部流程自動開立單據。 |
（四）條件與資料
| 節點名稱 | 做什麼 | 應用例子 |
|---|---|---|
| 條件分支節點 | 依前面步驟留下的資料分叉：符合某條件走 A 線，否則走 B 線（或預設線）。 | 客戶回覆含「退貨」走客服專線；其餘走一般問答。 |
| DataSet 查詢節點 | 對您在「數據集管理」建好的資料做查詢、新增、修改或刪除（依節點設定），讓流 程與價目表、庫存表等同步。 | 依客戶編號查出合約價；或把這筆訂單寫回內部試算表。 |
（五）與其他系統溝通
| 節點名稱 | 做什麼 | 應用例子 |
|---|---|---|
| 觸發外部 API 節點 | 由系統發出一個網路請求到您公司其他軟體（訂單系統、CRM 等），通常需資訊或顧問先設定好連線。 | 客戶確認訂單後，自動在 ERP 建立一張銷貨單。 |
| 日曆節點 | AI 讀取對話內容、數據集、表單或電郵附件中的時間與活動資訊，自動生成建立／修改／刪除日曆事件的指令並執行。系統會先分析現有日曆避免重複排程，再把新事件寫入。 | 客戶在聊天中說明開會需求，AI 自動在日曆建立會議；或根據合約期限自動展開逐月的提醒事件。 |
| Odoo 整合節點 | 直接在流程內對接 Odoo 19 ERP，可建立採購單、報價單、銷售訂單、發票、出貨單、收貨、退貨、信用備忘錄、收款等，也可查詢客戶、產品或庫存。可搭配 AI 從 PDF、圖片或對話中自動擷取資料填入 Odoo。 | 客戶WhatsApp確認後，自動在 Odoo 建立銷售訂單並出貨；或供應商傳來 PDF 發票，AI 自動辨識金額與品項寫入採購單。 |
（六）表單與文件產出
| 節點名稱 | 做什麼 | 應用例子 |
|---|---|---|
| 發送 e-Form | 產生一張待填表單連結並傳給對方；對方送出後，主管可在「運行中的表單」核准。 | 售後滿意度調查、進貨驗收單、供應商資格審查表。 |
| 產生 HTML 報表 | 用 AI 依您設定的題旨與資料，產出一份可列印或分享的網頁式報表。 | 每週自動產生「本週客訴摘要」給主管；或依對話內容產生會議紀要格式。 |
| 產生文件 | 用 AI 產出結構化內容，再轉成 Word／Excel／PowerPoint 等檔案供下載或寄送。 | 自動填好報價單範本、合約草案、盤點表。 |
從無到有發布一條流程
- 「工作流程設計」→「新增」，拖入「開始節點」、中間各節點與「結束節點」，用線連起來。
- 點每個節點，在右側填好內容與選項；需要時在工具列設定流程變數。
- 儲存後，在列表把流程設為啟用。
- 手動流程會出現在「應用 → 已發布應用」。
2.4 數據集管理
把公司常用的「表格型資料」接到系統裡（例如庫存表、試算表），讓流程在跑動時可以自動查詢或回寫， 不必每次人工複製貼上。與上一節「DataSet 查詢節點」搭配使用。
- 點「新增」，為這份資料取個易懂的名稱，並選擇資料來自哪一類來源（依畫面選項）。
- 依精靈連接您的檔案或資料來源，並確認欄位名稱是否正確。
- 使用畫面上的預覽或測試功能，確認讀到的內容與預期一致後儲存。
- 之後在「工作流程設計」裡，即可在 DataSet 查詢節點選到這份數據集。
若同步失敗，畫面通常會提示原因；修正來源檔或連線設定後再試一次即可。
2.5 AI 員工檔案
為虛擬助理或 AI 互動設定「人設」：稱呼、頭像、職務描述與備忘等，讓對客戶或內部的回覆風格一致。若選單看不到此項目，表示帳號未開通此權限。
點「新增」，依畫面完成各頁籤後儲存。若頭像無法預覽，可嘗
試重新上傳或確認是否已登入。
2.6 CUI 應用套件
把一整條流程及其相關表單、範本等打包成一份檔案，方便複製到測試區、新公司或備份還原；適合 有顧問協助或公司內有標準 CUI 應用套件的場景。
- 匯出：從下拉選單選擇要打包的流程 → 執行預覽，
清單會列出即將一併帶出的資源（例如表單、數據集、訊息範本、Meta 範本、AI 員工、知識庫文件等，依實際預覽為準）→
可取消勾選不想納入的項目 → 開始產生檔案。產生過程為背景工作，
完成後即可下載副檔名為
.studio-bundle.zip的壓縮檔；檔名一般會含流 程名稱與下載當下的日期時間，方便辨識。 - 匯入：上載同一格式的 CUI 應用套件檔 → 系統預覽將寫入的項目；若與現有資料名稱衝突，畫面會提 示並可讓您調整匯入後的名稱 → 確認後執行寫入（同樣可能以背景工作處理，請依進度提示操作）。
CUI 應用套件內容與 API 權限會影響預覽清單是否完整；若預覽與預期不符，請洽管理員或顧問確認帳號權限與來源環境版本。
Tutorial範例：做出「AI HR／報銷助理」類流程（附圖一）
目標：同事用 WhatsApp 請假或上傳收據，系統能對照公司規則、必 要時用 AI 協助判讀，再把需要簽核的單送到主管待辦。
- 表單管理：建立請假單、報銷單或新人資料表（欄位依公司需求）。
- 訊息模版：準備主動開場或追蹤用範本（需完成公司 WhatsApp 連線與審核）。
- 數據集管理：放假別辦法、科目表等，供流程中「DataSet 查詢」節點讀取。
- AI 員工檔案：建立「HR 助理」「報銷審核」等人設（頭像、職務說明、備忘），供流程節點選用。
- 工作流程設計：典型串法為「發送 Message／模板」→「等待 回覆」（可開驗證並指定剛才的 AI 員工）→「條件分支」→「發 送 e-Form」或「DataSet 查詢／更新」→ 需要時接「產生 HTML 報表／產生文件」輸出統計或報銷紀錄 →「結束」。
產品上怎麼串起來：流程設計器中的「等待回覆」節 點可設定驗證並綁定 AI 員工；「產生 HTML 報表／產生文件」節點可指定 AI 供應商與同一批 AI 員工，並可搭配數據集當知識庫（與後端流程規格一致）。實際畫面欄位以您使用的版本為準。